TP 05: ORGANIGRAMA, CURSOGRAMA Y WORKFLOW.

Introducción

Para poder detectar las necesidades actuales de las organizaciones, es necesario conocer los distintos componentes del sistema para lo cual se utiliza el relevamiento de información. Para facilitar el relevamiento se dispone de herramientas que son diferentes para procesos manuales y computarizados. Las herramientas que se utilizan son importantes durante la etapa de relevamiento de información y también se utilizan en la etapa de diseño cuando se necesite describir claramente el nuevo sistema.

Organigrama.

Un organigrama es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización. En él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas.

El organigrama es la representación parcial de la estructura formal por dos razones distintas:

• Toda la información de la estructura formal no se puede graficar en un único gráfico. Dependiendo del tipo de organigrama que utilicemos veremos algún aspecto diferente de dicha estructura.
• Por ser un modelo, se llega un nivel de detalle y, a partir de allí, la información que exista no se representa.

¿Por qué la organización divide sus tareas?

Como ninguna persona es física ni psicológicamente capaz de desempeñar todas las operaciones que componen a la mayoría de las complejas actividades, la división del trabajo crea actividades simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa rapidez. Además genera una gama de trabajos, permitiendo a la gente escoger o ser asignada a posiciones que concuerden con sus talentos e intereses. 

Ejemplo de organigrama

Simbología

Entegrama: representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal. Se refiere acada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción. Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.

Lineas de autoridad o dependencia jerárquica: son aquellas que relacionan jerárquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección vertical.

Líneas de dependencia funcional: son aquellas que relacionan funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal. 

Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o de staff: pueden existir también relaciones funcionales, en razón de asistencia técnica o asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal. Se utilizan en los casos en que se quiera representar una relación líneo-funcional, líneo-asesora o de staff.

Ventajas que proporciona el uso de organigramas

• Muestran parte de la estructura formal de una organización.
• Sacan a relucir defectos de la organización (como duplicación de funciones y demás).

Desventajas del uso de organigramas

• Al ver un organigrama, no podemos visualizar la estructura total de la organización. Esto se debe a que el modelo sólo reflejas las "relaciones jerárquicas formales" y deja fuera de representación alguna a la estructura informal.
• Son estáticos (en cuanto a dibujo), mientras que las organizaciones son siempre cambiantes y por esta razón pueden quedar rápidamente desactualizados a menos que sean frecuentemente revisados y puestos al día. 

Cursograma.

Un cursograma permite representar gráficamente procedimientos administrativos. A través de estos se puede determinar si la descripción del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones a fin de corregirlos y lograr procedimientos más eficientes. 

Los cursogramas permiten conocer:

• Unidades funcionales. Son todas las unidades tanto de la organización como fuera de ella que participan en el procedimiento.
• Las operaciones que se llevan acabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles. 
• Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuantos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen. 
• Distintos cursos de acción posibles dentro del procedimiento.

Cursograma sinóptico:

Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones y las inspecciones que se realizan para comprobar los resultados de esas operaciones.

Utiliza únicamente los símbolos de operación y de inspección.

Cursograma analítico:

Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento señalando todos los hechos sujetos a examen mediante el símbolo correspondiente. 

Formas de graficarlos: 

a. Utilizando ramales que representan las distintas unidades. 

Los números representan referencias o notas para aclarar la información.

b. Mediante un esquema analítico. 

Workflow.

El término "Workflow", que se traduce literalmente como "flujo de trabajo", hace referencia a la gestión modelada y computarizada de todas las tareas que deben llevarse a cabo y de los distintos protagonistas involucrados en realizar el proceso de negocios (también llamado proceso operativo).

Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo.

Un proceso de negocios representa interacciones bajo la forma de un intercambio de información entre los distintos protagonistas, por ejemplo:

• Personas.
• Aplicaciones o servicios.
• Procesos de terceros.

En la práctica, un Workflow puede describir:

• El circuito de validación.
• Las tareas que deben realizarse entre los distintos participantes de un proceso.
• Los plazos que deben respetarse.
• Los modos de validación.

Además, le proporciona a cada protagonista la información necesaria para que pueda completar su tarea. Por ejemplo, en el caso de un proceso de publicación en línea, el Workflow da forma a las tareas de la cadena de edición completa, desde la propuesta del editor hasta la validación de la persona a cargo de la publicación

En síntesis, los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la realización del trabajo.

Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas estrategias concretas.

Ejemplo de Workflow para la publicación de un documento en una intranet con la ayuda de una interfaz de publicación:

1. El editor propone un artículo al director de la sección.
2. El editor de la sección le echa una mirada al documento y lo valida.
3. El editor en jefe considera que el documente contiene elementos que no son actuales y lo devuelve al editor.
4. El editor revisa la copia y la envía al director de sección.
5. El director de sección corrige algunos errores tipográficos y envía nuevamente el artículo al editor en jefe.
6. El editor en jefe valida el documento para que se publique en línea. 

Glosario

Estructura formal: Es la estructura basada en una división del trabajo racional, según criterios. En otras palabras, es la organización planeada; la que está en el papel.

Estructura informal: Es la que emerge espontánea y naturalmente entre las personas. Se forma a partir de las relaciones de amistad.

Jerarquía: Organización de personas o cosas en una escala ordenada y subordinante según un criterio de mayor o menor importancia o relevancia dentro de la misma.

Modelo: Representación simplificada de la realidad.

Relevamiento: Es una revisión, una investigación o un estudio de cierta información que se detecta a partir de una observación.

Organización: Grupo de personas y medios organizados con un fin determinado.


Bibliografía y webs de referencia. 

• "Cusogramas", María Josefina Castilla. Sistemas de Información II.
• "Los organigramas". Universidad Tecnológica Nacional. 
• http://es.ccm.net/contents/221-workflow-gestion-de-los-procesos-comerciales
• http://www.pixelware.com/workflow-flujo-trabajo.htm